Dienstverlening Publiekszaken
Voor Publiekszaken is in 2023 een succesvol verbeterplan opgesteld. De afgelopen twee jaar is hierin geïnvesteerd en zijn duidelijke verbeteringen zichtbaar, recent ook bevestigd door de RvIG. Op basis hiervan is herijking van de formatie nodig om nieuwe wettelijke taken structureel te borgen.
Dit betreft onder andere versterking van informatiebeveiliging en privacy (beveiligingsfunctionaris en privacy officer), kwaliteitsbewaking en RvIG-controles, meer controle en beheer van de BRP door toenemende complexiteit, voldoende capaciteit voor functioneel beheer, de uitvoering van adresonderzoeken en LAA, borging van BRP en Burgerlijke Stand processen en het (blijvend) opleiden en her certificeren van medewerkers.
Daarnaast blijken de verkiezingen een jaarlijks terugkerende structurele taak die we binnen onze eigen formatie willen gaan organiseren zonder hoge kosten voor externe inhuur.
De dienstverlening staat onder druk. Wachttijden voor balieafspraken bedragen drie weken en lopen verder op. Bij ziekte en verlof moeten balies tijdelijk sluiten. Tegelijk vraagt de paspoortpiek (van 1000 naar 4000 tot 5000 documenten) juist om opschaling. De huidige formatie houdt onvoldoende rekening met deze piek en de destijds verruimde openingstijden van balies en KCC.
Om uitvoering te kunnen geven aan de servicenormen voor dienstverlening zijn er de afgelopen jaren extra taken toegevoegd aan het KCC. Hierdoor is continue bemensing van 2 telefoonlijnen noodzakelijk, waardoor er binnen de huidige formatie geen ruimte meer is voor aanvullende taken.
Als we de komende jaren willen blijven inzetten op excellente dienstverlening en verbetervoorstellen vanuit bijvoorbeeld een Telan onderzoek willen implementeren, dan is het noodzakelijk om hier (tijdelijk) formatie voor beschikbaar te stellen.
Uit een recent uitgevoerd werkdrukonderzoek komt naar voren, dat werkdruk binnen het team Publiekszaken beheersbaar is, maar piekgevoelig. Het team vangt veel op en toont grote betrokkenheid. Tegelijkertijd laat het energieniveau zien dat de rek niet onbeperkt is. De positieve ontwikkeling die we de afgelopen 2 jaar met Publiekszaken hebben doorgezet vragen om meer capaciteit. Capaciteit die noodzakelijk is om wettelijke taken, kwaliteit en dienstverlening te kunnen blijven waarborgen. Het betreft daarmee geen wens, maar een randvoorwaarde.
Samenvatting bedrijfsvoering/formatie:
Structureel
Voor het borgen van wettelijke taken binnen burgerzaken is structureel 36 uur extra nodig. Dit betreft onder andere versterking van informatiebeveiliging en privacy (beveiligingsfunctionaris en privacy officer), kwaliteitsbewaking en RvIG-controles, meer controle en beheer van de BRP door toenemende complexiteit, het structureel organiseren van verkiezingen zonder externe inhuur, voldoende capaciteit voor functioneel beheer, de uitvoering van adresonderzoeken en LAA, borging van BRP en Burgerlijke Stand processen en het blijvend opleiden en her certificeren van medewerkers.
Daarnaast is structureel 17,2 uur extra nodig om de basisdienstverlening te waarborgen. Dit is noodzakelijk voor het oplossen van roosterdruk bij balies, KCC en receptie. Hierbij is er op burgerzaken en receptie de noodzaak voor verplichte inzet van bevoegd personeel i.c.m. een strikte functiescheiding bij de reisdocumenten. Van deze 17,2 uur wordt 6,8 uur ingezet om bovenformativiteit binnen de organisatie op te lossen.
Zonder deze uitbreidingen moeten we de openingstijden van balies of het KCC beperken. Dit brengt risico’s met zich mee voor bereikbaarheid, dienstverlening en het halen van wettelijke termijnen, met name tijdens de paspoortpiek waardoor er inmiddels behoorlijke wachttijden zijn.
- Structurele lasten 2027 e.v. voor 0,22 fte schaal 9: € 20.300
- Structurele lasten 2027 e.v. voor 1 fte schaal 8: € 81.400
- Structurele lasten 2027 e.v. voor 0,29 fte schaal 7: € 20.850
- Structurele lasten 2027 e.v. voor 0,19 fte schaal 5: € 11.950
Incidenteel
Incidenteel is voor een periode van drie jaar 19 uur extra nodig voor het opvangen van de paspoortpiek en het opleiden van medewerkers.
Als we de komende jaren willen blijven inzetten op excellente dienstverlening door verdere professionalisering van dienstverlening dan is het noodzakelijk om hier (tijdelijk) 16 uur formatie voor beschikbaar te stellen.
- Eenmalige lasten 2027, 2028 en 2029 voor 0,97 fte schaal 7: € 70.300
Uitbreiding formatie 'inkomen' (team Participatie)
De gevolgen van de invoering van de Participatiewet zijn, geleidelijk steeds merkbaarder geworden. Meer mensen zijn voor inkomensondersteuning en (zo mogelijk) toeleiding naar werk aangewezen op ondersteuning door de gemeente. Daarnaast hebben inwoners die een beroep doen op onze ondersteuning vaak een grotere afstand tot de arbeidsmarkt en een meer complexe hulpvraag. Ook heeft het minimabeleid de afgelopen jaren meer aandacht gekregen, waardoor meer mensen een beroep doen op minimaregelingen (meer aanvragen).
Sinds de invoering van de Participatiewet is de uitvoeringscapaciteit eenmalig bijgesteld: voor 'werk' (accountmanager) en 'juridische ondersteuning' (NMB 2024 e.v.).
Op het onderdeel 'inkomen' is de capaciteit nog steeds dezelfde als in aanloop naar de invoering van de Participatiewet, nl. circa 1,5 fte (Bedrijfsplan werk en inkomen, 2013).
Om nu en in de komende jaren onze dienstverlening op een goede en verantwoorde manier te kunnen aanbieden, stellen wij uitbreiding voor van 0,8 fte (32 uur).
Een uitgebreidere onderbouwing van de gevraagde formatie is opgenomen in programma 2, Sterke sociale samenleving.
- Structurele lasten 2027 e.v.: 32 uur per week, schaal 9: € 81.311
Uitbreiding formatie jeugdregisseurs
De jeugdhulpvragen zijn de afgelopen jaren complexer geworden, met vaker sprake van multiproblematiek en noodzaak tot inzet van meerdere zorgaanbieders. Dit vraagt om meer regie, multidisciplinaire afstemming, intensieve monitoring en zorgvuldige besluitvorming. Tegelijkertijd staat de kwaliteit van de toegang onder druk door beperkte capaciteit, waardoor onvoldoende tijd beschikbaar is voor grondig onderzoek en afstemming aan de voorkant. Dit vergroot het risico op zwaardere en minder passende zorginzet, terwijl juist een zorgvuldige analyse kan leiden tot effectievere en duurzamere oplossingen.
Daarnaast nemen de eisen aan professionals toe door wettelijke kaders en tuchtrecht, wat extra zorgvuldigheid, dossiervorming en afstemming vereist. Om de kwaliteit, veiligheid en rechtmatigheid van de jeugdhulp te waarborgen en te voldoen aan de wettelijke en professionele eisen, is uitbreiding van de formatie noodzakelijk.
De gevraagde formatie-uitbreiding is geen wens tot groei, maar een noodzakelijke randvoorwaarde om onze wettelijke opdracht onder de Jeugdwet zorgvuldig en verantwoord uit te voeren.
In programma 2 staat een uitgebreide onderbouwing van de gevraagde formatie.
Structurele lasten 2027 e.v.: 36 uur per week, schaal 9: € 91.475
Chauffeur/Machinist
In het op 27 januari 2026 vastgestelde IBOR plan is de noodzaak voor een extra veegwagen toegelicht. Om deze te besturen vragen we een chauffeur aan, ook dit is opgenomen in het IBOR plan.
Bij vaststelling van dit Integraal Beleidsplan Openbare Ruimte 2026-2030 is geconcludeerd dat de kwaliteit van de verharding achteruit is gegaan. Een van de noodzakelijke maatregelen is extra vegen en borstelen om onkruidgroei tegen te gaan. Op dit moment beschikken we over 1 veegwagen, wat onvoldoende is in verhouding tot het areaal.
Het betreft structurele formatie met ingang van 2027 van 1,0 fte in schaal 5. Totale kosten bedragen € 63.500 structureel.
Structurele lasten 2027 e.v. € 63.500
Deze kosten worden gedekt vanuit de rioolheffing en de afvalstoffenheffing.
Onderhoudsmonteur / technisch medewerker gemeentewerf
De afgelopen jaren is het areaal aan te beheren openbare ruimte, waar de gemeente (en specifiek de afdeling Ruimtelijk Beheer en Realisatie) verantwoordelijk voor is, toegenomen. Dit totale areaal dient volgens de afgesproken kwaliteit onderhouden te worden. Dit zorgt voor extra ‘druk’ op de bestaande organisatie en het huidige takenpakket van Ruimtelijk Beheer en Realisatie.
Enerzijds is er sprake van meer mechanisatie en anderzijds van andersoortige machines. Dat betekent dat het te onderhouden materieel flink is toegenomen in aantal en in complexiteit.
Daarnaast dient de werkplaats zorg te dragen voor het onderhoud en de keuring van het niet aangedreven materieel zoals aanhangers, schaftwagens etc.
Met de huidige formatie (1 fte) zijn er vooral tijdens de piekperiodes in april tot en met mei (maaiseizoen) en september tot en met november (bladval) structureel capaciteitsproblemen in de garage. Dit leidt niet alleen tot een te hoge werkdruk, ook zijn wij niet in staat om zelf het materieel op de juiste wijze te onderhouden. Als gemeente hebben wij de verplichting om aan de veiligheids- en keuringseisen te voldoen, zodat al onze buitendienstmedewerkers goed en veilig al het materieel kunnen gebruiken. Omdat alle capaciteit op dit moment wordt ingezet op het onderhoud van het materieel, is er ook onvoldoende aandacht en geen ruimte meer voor het netjes, veilig en geordend houden van de gemeentewerf en de opslagen.
Om al het materieel, maar ook de gemeentewerf op de juiste manier te kunnen onderhouden is formatie nodig. De uitbreiding betreft 1,0 fte voor onbepaalde tijd, die met een functieverdeling (0,5 fte onderhoudsmonteur en 0,5 fte technisch medewerker gemeentewerf) flexibel inzetbaar is.
Het betreft een structurele formatie met ingang van 2027 van 1,0 fte in schaal 6. Totale kosten bedragen € 68.000,- waarvan € 15.000,- dekking wordt gevonden door herverdeling van bestaande budgetten, aangezien onderhoudswerkzaamheden van materieel op dit moment noodgedwongen bij derden worden weggezet. Aanvraag voor de NMB is daardoor € 48.500,-
Structurele lasten 2027 e.v. € 48.500
Projectleider mobiliteit (waaronder WoKT)
Er zijn aanvullende mobiliteitsopgaven om de Woningbouw opgave Korte Termijn te realiseren. Een betere ontsluiting voor de wijken Klumpershoek en de Berghorst is nodig. De verwachting is dat het Rijk hiervoor subsidies gaat verstrekken.
Daarnaast ligt er een wens om een Ontmoetingsplein in Wierden te gaan realiseren. Dit vergt een nieuwe ontsluiting rondom het centrum van Wierden wat de infrastructuur ten goede komt.
Deze twee extra opgaven komen bovenop de bestaande opgaven van het Mobiliteitsplan.
Het is gelukt dankzij de beschikbaar gestelde kredieten om veel aanvullende subsidies bij Rijk en Provincie te verkrijgen. Om optimaal gebruik te maken van deze middelen moet er meer voorbereid worden en dat vraagt extra capaciteit.
Om dit op te lossen is het noodzakelijk om op korte termijn voor de duur van twee jaar een uitbreiding van de formatie te realiseren.
Het betreft incidentele formatie met ingang van 2027 van 1,0 fte in schaal 10, voor de duur van twee jaar. Totale kosten bedragen € 103.428,- per jaar.
Eenmalige lasten 2027 en 2028 € 103.500 per jaar.
Bedrijfscontinuïteit
Tijdens een ramp of crisis is iedereen in de samenleving nodig om deze draaiende te houden (weerbaarheid) en weer terug te veren naar de gewenste situatie (veerkracht). De overheid en hulpdiensten kunnen dit niet alleen en daarom is een samenleving die voor zichzelf en voor elkaar kan zorgen cruciaal. Als gemeente moeten we bijdragen aan deze weerbaarheid en continuïteit van de samenleving en wij moeten onze organisatie en dienstverlening structureel voorbereiden op verstoringen om continuïteit van publieke diensten te waarborgen. Het thema Continuïteit en Weerbaarheid is een autonome ontwikkeling, geen wens of extra ambitie. De noodzaak tot uitvoering vloeit voort uit externe omstandigheden die de gemeente niet kan beïnvloeden, maar waar zij wel op moet anticiperen. De samenloop van geopolitieke spanningen, maatschappelijke ontwrichting, digitalisering, klimaatrisico’s en druk op vitale infrastructuur vergroot de kans op crises met langdurige impact. Continuïteit en Weerbaarheid is niet alleen een autonome ontwikkeling, maar ook wettelijk verankerd. Verschillende regelingen leggen gemeenten een zorgplicht op om hun organisatie en dienstverlening te beschermen tegen verstoringen, zoals de Wet beveiliging netwerk- en informatiesystemen (NIS2 / toekomstige Cyberbeveiligingswet) en Wet weerbaarheid kritieke entiteiten (CER; nog niet in werking).
We werken projectmatig om te komen tot een bedrijfscontinuïteitsplan. We streven er na om vanaf 2027 dit plan op te stellen en te onderzoeken op welke wijze we dit gaan borgen in onze organisatie.
Eenmalige lasten 2027: € 150.000 voor opstellen van BCP en onderzoek naar borging en uitbreiding van dit plan in de organisatie
Structurele lasten 2027 e.v.: € 5.000 voor opleiden, trainen en oefenen
Vergunningverlener APV en bijzondere wetten
De uitvoering van de vergunningverlening voor evenementen staat al meerdere jaren onder structurele druk. Met enige regelmaat worden wettelijke beslistermijnen overschreden en vergunningen pas op een zeer laat moment verleend. Met name bij aanvragen voor kansspelen- en alcoholvergunningen zijn aanzienlijke achterstanden ontstaan.
De problematiek is niet incidenteel, maar kent een structureel karakter. De jaarlijkse, hevige piekbelasting in de periode februari tot en met juli is al jaren bekend en heeft aantoonbaar geleid tot overbelasting binnen het team. Dit heeft in het recente verleden bijgedragen aan het ziek uitvallen van medewerkers, waarmee de kwetsbaarheid van de huidige organisatie scherp zichtbaar is geworden.
Een belangrijk en zichtbaar knelpunt betreft de communicatie richting aanvragers. Het ontbreekt momenteel aan actieve en voorspelbare voortgangscommunicatie. Organisatoren ervaren hierdoor langdurige onzekerheid over de status van hun aanvraag, wat directe gevolgen heeft voor de planning en organisatie van evenementen. Dit leidt tot ontevredenheid en heeft inmiddels ook geleid tot raadsvragen. De ervaren gebrekkige dienstverlening raakt daarmee direct aan het vertrouwen van inwoners en organisatoren in de gemeentelijke organisatie.
De complexiteit van het werkveld, in het bijzonder de juridische kaders rondom kansspelen en alcoholwetgeving, in combinatie met afhankelijkheid van externe advisering, maakt dat het huidige proces zonder aanvullende maatregelen niet robuust en toekomstbestendig is. De gemeente loopt hierdoor reële juridische, financiële en bestuurlijke risico’s.
Er wordt momenteel gewerkt aan een verbeterplan, gericht op het wegwerken van achterstanden, het optimaliseren van werkprocessen en het verkrijgen van scherp inzicht in planning en benodigde capaciteit. De eerste bevindingen zijn helder: capaciteit vormt het primaire knelpunt. Daarbij is niet alleen kwantiteit van belang, maar nadrukkelijk ook de beschikbaarheid van voldoende senioriteit binnen het team.
Uit de capaciteitsanalyse blijkt dat structureel in de piekperiode (februari tot en met juli) circa 2 FTE noodzakelijk is om aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen en kwalitatief goede en tijdige dienstverlening te bieden. Buiten deze periode volstaat circa 1 FTE. De huidige formatie sluit hier niet op aan en is bovendien te kwetsbaar om uitval op te vangen.
Parallel wordt ingezet op digitalisering van het vergunningenproces, zodat de voortgang beter inzichtelijk wordt en de communicatie met aanvragers structureel kan worden verbeterd. Dit is echter ondersteunend en geen oplossing voor het capaciteitsvraagstuk.
Gelet op het bovenstaande wordt de raad voorgesteld om de formatie structureel uit te breiden van 0,7778 FTE naar 1,5 FTE. Deze uitbreiding wordt ingevuld door het aantrekken van een senior medewerker APV, in combinatie met administratieve en procesondersteuning.
Met deze maatregel wordt beoogd:
- te voldoen aan wettelijke beslistermijnen;
- de continuïteit en kwaliteit van de vergunningverlening te waarborgen;
- de kwetsbaarheid van de organisatie substantieel te verminderen;
- actieve en voorspelbare voortgangscommunicatie richting aanvragers te realiseren, zodat organisatoren tijdig duidelijkheid hebben;
- de dienstverlening aan inwoners en organisatoren merkbaar te verbeteren;
- de juridische risico’s voor de gemeente beheersbaar te maken.
Zonder deze uitbreiding blijft sprake van een structureel overbelaste organisatie, met voorzienbare risico’s die zich naar verwachting opnieuw zullen manifesteren en met blijvende negatieve effecten op de dienstverlening aan inwoners.
Structurele lasten vanaf 2027 e.v.: 26 uur per week, schaal 9: € 66.065
BIBOB
Er zijn in 2025 en 2026 extra gelden ter beschikking gesteld voor het ontwikkelen nieuw BIBOB beleid en de implementatie hiervan.
Door het samenwerken met drie andere gemeenten (Hellendoorn, Twenterand en Rijssen-Holten) is het nieuwe BIBOB beleid in februari 2026 vastgesteld. Hierdoor is pas na het vaststellen in 2026 gestart met de doorontwikkeling en implementatie.
Vanwege het later van start gaan vragen wij voor 2027 opnieuw aan om de personele inzet met eenmalige middelen af te dekken.
Voor 2028 zal aan de hand van een evaluatie worden beoordeeld of en wat er vanaf 2028 structureel benodigd is.
Eenmalige lasten 2027 1 fte schaal 10 € 101.300
Toezicht en Handhaving
Aanvraag een budget voor een extra BOA 1 fte Domein 1 om te kunnen voldoen aan het huidige kwaliteitsniveau van toezicht en handhaving in de openbare ruimte.
Structurele lasten 2027 e.v. 1 fte schaal 8 € 83.000.
Flexibele schil voor projectmatige kansen/mogelijkheden
De fasering van plannen en ambities in de NMB is het uitgangspunt. We passen de inzet van capaciteit en middelen aan zodra dit mogelijk of nodig is. Op deze manier blijven we flexibel in ons programmeren. Dit kan ook betekenen dat we moeten temporiseren omdat we onvoldoende gekwalificeerd personeel kunnen aanstellen (vast of inhuur), door vertraging in de ontwikkeling en operationalisering van rijks- en provinciaal beleid (zoals het stikstofdossier) of onvoorziene financiële tegenvallers. Dit zijn belangrijke disclaimers waar wij u vooraf op wijzen.
Echter de realiteit is dat voornemens, hoe goed doordacht ook, soms ingehaald worden door kansen die idealiter met beide handen aangegrepen dienen te worden. In dat geval moet het mogelijk zijn dat het college een andere afweging maakt ten aanzien van hetgeen was voorgenomen. We stellen daarom voor om op dat moment dat zich deze situatie voordoet het college, na ontvangst van een plan van aanpak, een afgewogen keuze maakt. Die keuze kan zijn dat bijvoorbeeld extra inzet van capaciteit en middelen noodzakelijk is om een gouden kans te kunnen verzilveren. Om dat te kunnen faciliteren dient het college te kunnen beschikken over een tijdelijk voorziening ter hoogte van € 350.000. Het college besluit dan ook exclusief over dit budget welke integraal onderdeel uitmaakt van het eerder genoemd plan van aanpak.
Eenmalige lasten 2027 € 350.000.
Inhuur capaciteit
Voor de inhuur van specialistische expertise op gebied van ruimte, infra, verkeer, juridisch, financieel en milieu stellen we voor een bedrag van € 150.000 te ramen omdat voor de spinoff van deze projecten onvoldoende formatie beschikbaar is voor deze werkzaamheden.
Eenmalige lasten 2027 € 150.000.
Arbo maatregelen
Werkgevers zijn op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en de Cao gemeenten verplicht te zorgen voor een gezonde en veilige werkomgeving voor de werknemer. Deze verplichting geldt ook voor thuiswerken: de werkgever moet aan de werknemer een thuiswerkplek ter beschikking stellen die gezond en veilig is en ingericht is volgens de ergonomische beginselen.
Er wordt een eenmalig budget van € 84.000 aangevraagd voor het faciliteren van thuiswerkplekken voor de huidige medewerkers en vanaf 2028 een structureel budget van € 10.000 voor medewerkers die vanaf 2028 en verder in dienst treden. Hierdoor blijven wij als werkgever voldoen aan de plicht te zorgen voor een gezonde en veilige thuiswerkplek voor medewerkers.
- Eenmalige lasten 2027 € 84.000
- Structurele lasten vanaf 2028 e.v.: € 10.000,- per jaar.
Medewerker duurzaamheid
Binnen team Duurzaamheid is extra ondersteuning nodig door de toename van aanvragen voor regelingen zoals isolatiesubsidies, duurzaamheidsleningen en energiearmoederegelingen.
Met circa 25-30 aanvragen per maand en een groeiende verduurzamingsopgave blijft extra inzet noodzakelijk om dienstverlening en werkdruk beheersbaar te houden.
Voor 2026 is tijdelijk personeel ingehuurd (24 uur per week), gefinancierd uit rijksmiddelen en gekoppeld aan de uitvoering van het verplichte warmteprogramma.
Vanaf 2027 wordt voorgesteld structureel een medewerker duurzaamheid (32 uur, schaal 9) aan te stellen; van de jaarlijkse kosten van € 90.000 wordt € 65.000 gedekt binnen het programma Duurzaamheid, waardoor € 25.000 extra structureel nodig is.
Structurele la sten vanaf 2027: € 25.000